Dyrektor ds. zgodności
Zarządzał czteroosobowym zespołem, który co kwartał spędzał trzy tygodnie na zbieraniu danych z ośmiu różnych systemów. Szukał sposobu, żeby ten czas skrócić o połowę bez zatrudniania kolejnych osób.
265
organizacji
korzysta z systemu
korzysta z systemu
Raportowanie zgodności
bez ręcznej pracy
Vapyguu to platforma, która zbiera dane z procesów operacyjnych i przekształca je w gotowe raporty regulacyjne - bez arkuszy kalkulacyjnych, bez przepisywania i bez opóźnień.
AML
RODO
KNF
Raportowanie wewnętrzne
Grupy kapitałowe
Kto tu trafia
Sytuacje, które poprzedzały kontakt z nami
Większość organizacji, z którymi pracujemy, trafiła do nas w podobnym momencie - nie z powodu kryzysu, lecz z powodu narastającego obciążenia rutynowymi zadaniami, które nie powinny zajmować tyle czasu.
CFO grupy kapitałowej
Potrzebował spójnego obrazu zgodności w pięciu spółkach zależnych. Każda prowadziła własną dokumentację we własnym formacie, co uniemożliwiało konsolidację bez wielogodzinnego ręcznego scalania.
Kierownik działu prawnego
Odpowiadał za terminowe przekazywanie raportów do KNF. Ryzyko błędu wynikało nie z braku wiedzy, lecz z tego, że dane źródłowe były rozproszone i aktualizowane przez różne osoby w różnym czasie.
Specjalista AML
Pracował w instytucji finansowej, gdzie każda zmiana w przepisach wymagała ręcznej aktualizacji szablonów raportów. Szukał systemu, który absorbuje zmiany regulacyjne bez konieczności przebudowy całego procesu.
Zakres sytuacji, które system obsługuje
Poniżej nie ma listy usług - to przegląd rzeczywistych scenariuszy, z którymi pracujemy. Każdy z nich ma inną charakterystykę danych i inny rytm raportowania.
01
Raportowanie cykliczne do regulatora
Miesięczne, kwartalne i roczne raporty do KNF, NBP lub innych organów nadzoru - generowane automatycznie na podstawie danych operacyjnych, bez ręcznego wypełniania formularzy.
02
Monitorowanie transakcji pod kątem AML
Automatyczna identyfikacja transakcji wymagających zgłoszenia do GIIF, wraz z generowaniem dokumentacji i rejestracją decyzji analityka w jednym miejscu.
03
Audyt wewnętrzny i dokumentacja RODO
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania, dokumentowanie podstaw prawnych i generowanie raportów dla inspektora ochrony danych - bez konieczności prowadzenia równoległych arkuszy.
04
Konsolidacja danych w grupach kapitałowych
Zbieranie danych ze spółek zależnych w różnych formatach i scalanie ich w jeden raport grupowy - z zachowaniem śladu źródłowego dla każdej wartości.
05
Zarządzanie politykami wewnętrznymi
Śledzenie, które polityki obowiązują, kto je zatwierdził i kiedy wymagają przeglądu - z automatycznym powiadamianiem odpowiedzialnych osób przed upływem terminów.
06
Raportowanie ad hoc na żądanie zarządu
Przygotowanie niestandardowych raportów zgodności na potrzeby posiedzeń rady nadzorczej lub komitetów audytu - bez angażowania IT i bez tygodniowego oczekiwania na dane.
Rozpoznawalność i standardy
Skąd wiadomo, że system spełnia wymagania
Pytanie o certyfikaty i przynależności pojawia się na każdym etapie procesu zakupowego w instytucjach regulowanych. Poniżej zestawienie stowarzyszeń i standardów, w odniesieniu do których platforma jest weryfikowana.
ISO/IEC 27001
Bezpieczeństwo informacji - certyfikacja systemu zarządzania danymi przetwarzanymi przez platformę.
ACAMS
Stowarzyszenie certyfikowanych specjalistów AML - metodologia raportowania oparta na wytycznych ACAMS.
Polskie Stowarzyszenie Compliance
Uczestnictwo w pracach grup roboczych ds. standardów raportowania dla sektora finansowego w Polsce.
DORA / NIS2
Architektura systemu uwzględnia wymagania dotyczące odporności operacyjnej dla podmiotów finansowych.
SOC 2 Type II
Niezależna weryfikacja kontroli bezpieczeństwa, dostępności i poufności przetwarzanych danych.
KNF - lista podmiotów
Platforma jest stosowana przez podmioty nadzorowane przez KNF i dostosowana do wymogów sprawozdawczych sektora.
Środowisko pracy
Z kim i w jakim kontekście przebiega współpraca
System nie działa w próżni. Wokół każdego wdrożenia funkcjonuje sieć relacji - wewnętrznych i zewnętrznych - które mają wpływ na to, jak raportowanie jest zorganizowane i kto za nie odpowiada.
Działy IT i architekci systemów
Integracja z istniejącymi systemami ERP, CRM i bazami danych odbywa się
przez udokumentowane API - bez konieczności budowania dedykowanych łączników
od zera.
Zewnętrzni audytorzy i biegli rewidenci
Platforma generuje eksporty w formatach akceptowanych przez firmy
audytorskie, wraz ze śladem zmian i pełną historią wersji dokumentów.
Organy nadzoru i regulatorzy
Raporty są generowane bezpośrednio w formatach wymaganych przez KNF, NBP i
GIIF - bez ręcznego przepisywania do zewnętrznych formularzy.
Zarząd i komitety ryzyka
Dashboardy dla kadry zarządzającej pokazują stan zgodności w czasie
rzeczywistym - bez konieczności zlecania raportów do działu compliance z
wyprzedzeniem.
Kancelarie prawne i doradcy regulacyjni
Prawnicy zewnętrzni mają dostęp do dedykowanego widoku z dokumentacją - bez
konieczności przesyłania plików mailem lub nadawania szerokich uprawnień
systemowych.
Co mówią ci, którzy pracują z nami od dłuższego czasu
Nie zebraliśmy tu cytatów o satysfakcji ani wynikach procentowych. Poniżej są obserwacje, które powtarzają się w rozmowach z osobami korzystającymi z platformy od co najmniej roku.
Przestaliśmy się zastanawiać, czy dane w raporcie są aktualne. Wcześniej to było nasze największe źródło stresu przed każdym terminem przekazania dokumentacji do nadzoru.
Elżbieta Radwańska-Kos
Dyrektor compliance, instytucja finansowa
Kiedy zmieniły się wymogi raportowe GIIF, zaktualizowaliśmy szablony w jeden dzień. Rok wcześniej taka sama zmiana kosztowała nas trzy tygodnie pracy i kilka błędów w dokumentacji.
Tomasz Wierzbicki
Specjalista AML, towarzystwo ubezpieczeniowe
Audytorzy zewnętrzni po raz pierwszy nie prosili nas o dodatkowe zestawienia. Wszystko, czego potrzebowali, było dostępne w systemie z pełnym śladem zmian.
Marcin Głuszek
CFO, holding przemysłowy
Mój zespół przestał pracować w nadgodzinach w ostatnim tygodniu każdego kwartału. Nie dlatego, że mamy mniej obowiązków - po prostu raportowanie przestało być wąskim gardłem.
Agnieszka Pietrzak-Nowak
Kierownik działu prawnego, bank spółdzielczy
4,2
średnia ocena
z 265 opinii
Wzorzec, który powtarza się najczęściej: pierwsze trzy miesiące to dostosowanie procesów, kolejne sześć to stabilizacja, a po roku większość organizacji rozszerza zakres raportowania - nie dlatego, że muszą, lecz dlatego, że mogą to zrobić bez dodatkowego nakładu pracy.